Формат прес-конференцій не тільки «живий», а й продовжує свій розвиток.
Головне — чітко розуміти цілі і завдання заходу і вже під них адаптувати формат зустрічі.
Основне завдання прес-конференції — звернути увагу на новину і добитися суспільного резонансу. Як спосіб зв’язку з громадськістю, такий формат проведення зустрічей — зручне, а головне, звичне для ЗМІ джерело потрібної інформації. Тому PR-менеджери використовують цей інструмент в роботі, знаючи, що крім інформативності виступу, дуже важливу роль відіграє і манера спілкування виступаючого з журналістами.
Згодом ви зможете швидко визначити, чи підходить приміщення для проведення прес-конференцій.
Мої основні поради такі:
Варто вибирати просторе і світле приміщення з достатньою кількістю посадкових місць. Обов’язково переконайтеся, що вас буде добре видно і чутно.
Кращі дні для проведення прес-конференції — це вівторок, середа і четвер. П’ятниця не кращий варіант, тому що в другу половину дня п’ятниці менше читають новини. Понеділок також вважається малоефективним днем для проведення такого роду зустрічей.
Призначаючи день, переконайтеся, що в цей день не проводиться подія масштабніше, ніж ваша. Журналістів на всіх не вистачає, тому вони завжди оберуть подію побільше.
Друге питання, яке потребує відповіді до проведення прес-конференції — це питання часу.
Проведення прес-конференції зазвичай займає від п’ятнадцяти хвилин до години. Однак година — це вже верхня межа. Так багато часу можна витратити лише по винятковому приводу або якщо з останньої появи на публіці і в ЗМІ пройшло багато часу. Хронологія конференції виглядає таким чином:
ЗМІ можна зачарувати, завоювати або взяти змором. Останнє найпростіше. Перше запрошення відправляйте за тиждень, друге за 3-4 дні до події і не пізніше ніж за добу зробіть контрольні дзвінки. Ви точно будете знати, чи отримали ваше запрошення, нагадайте про себе, а також зможете розрахувати, скільки учасників вам чекати.
Для початку вам потрібні імена людей, з якими ви будете спілкуватися на прес-конференції. Якщо ви не маєте постійного контакту з пресою, почніть з бази даних.
Складіть анкету:
Ще корисно запрошувати на прес-конференцію “нежурналістів”, головне щоб вони були в “темі”. Своїми питаннями вони можуть направити хід прес-конференції в потрібне русло.
Він потрібен, щоб журналісти отримали “рибу” обговорюваного матеріалу. Маючи на руках прес-реліз, додавши трохи від себе, ЗМІ має готовий до вживання репортаж. У організаторів є гарантія, що дати, події і імена не будуть сфабриковані або перекручені, а основна думка буде передана правильно.
Перший абзац прес-релізу називається “лід”. Він повинен містити найважливішу інформацію. Решта абзаців також повинні бути без води.
Гра, в якій не повинно бути тих, хто програв. Якщо у вас виникло відчуття, що на вас нападають, вам звичайно захочеться дати відпір. Але якщо ви хочете, щоб вас сприймали як професіонала, то від цього доведеться відмовитися.
Якщо з вами не погоджуються, варто “слухати очима”, нехай журналіст відчуває, що ви серйозно вислуховуєте його точку зору. Не варто заперечувати в відкриту, дійте обережно, не показуйте збентеження через задане питання.
Що робити, якщо зовсім немає відповіді на поставлене вам запитання? Тут варто говорити правду. Вкажіть запитувачу термін, в який ви знайдете відповідь і надасте його. Помиляючись, визнавайте помилки, інакше вашими помилками потім будуть “смакувати” журналісти.
Відповіді на питання можуть виправити або зіпсувати враження від виступу. Ось мої невеликі поради:
Коли ньюсмейкер говорить присутнім: “Дякую і до побачення”, зустріч не закінчується — журналісти, як правило, підходять до ведучого, щоб дізнатися додаткову інформацію. Тому в умовах відсутності часу постарайтеся знайти можливість відповісти на питання, в крайньому випадку дайте свої контакти для зв’язку в перспективі.
Пам’ятайте про те, що прес-конференція — ваша можливість бути почутими, тому важливо правильно підійти до її проведення.
