Чому ігнорувати електронні листи – грубо

“Вибачте що не привітався з вами у відповідь. Тоді в коридорі занадто багато людей зі мною привіталися, я просто не встиг звернути на вас увагу “- звучить досить безглуздо, адже так? Приблизно так само звучать відмовки з приводу того, що ви не змогли відповісти на електронний лист.

Мова зараз йде саме про діловиі листи від реальних людей, не станемо брати до уваги розсилки з пропозиціями, тощо. Здавалося б, відповідати на листи це в ваших же інтересах, але ж і тут у деяких трапляються конфузи.

Сьогодні розберемо, чому ігнорувати пошту це погано і як бути в такій ситуації.

Згідно з дослідженням звичок співробітників Microsoft, ті співробітники, у яких весь час було багато пропущених робочих листів – мали найнижчі показники ефективності. Мало того, це взагалі вважається поганим тоном!

Також негативним показником є ​​швидкість відповіді на лист – якщо у вас півдня йде на те, щоб відповісти на пару важливих питань від колеги, ви можете затримати не тільки його роботу, але і роботу цілого відділу, адже в компанії все взаємопов’язано. В цей час всі нові листи будуть накопичуватися і ви просто не встигнете ні відповісти на них, ні виконати роботу.

Однак є і випадки, коли відповідати на лист ви не зобов’язані, або в крайньому випадку можете не поспішати:

• можете з легкою душею ігнорувати листи від незнайомих або малознайомих людей, які просять вас опублікувати їх фото або контент в ваших соцмережах або інших джерелах. У всіх робочих питаннях є кордони, і люди повинні чітко їх розуміти і дотримуватися, інакше в робочому житті почнеться справжній хаос.
• можете не перевіряти пошту в неробочий час. Робота – далеко не все життя, навіть якщо ви власник великого бізнесу. Це не табу, а скоріше рекомендація, дайте собі хоча б по пару годин в день відпочивати від ділових питань. Зрештою, якщо у ваших колег трапиться щось дійсно термінове, вам подзвонять або відправлять смс на особистий номер. Але ділові листи в неробочий час терміновими не бувають!
• можете абсолютно не поспішати з відповіддю на лист, в темі якого ви некомпетентні. Якщо вас просять зробити щось, що зовсім не входить у ваші обов’язки, і більш того – не відноситься навіть до вашої області діяльності, це лише говорить про те, що відправник був абсолютно не обізнаний про вас і вашу роботу, що виставляє його в негативному світлі.

Буває і так, що листів у вас не так вже й багато, як і самої роботи, але ящик все одно виявляється повний непрочитаних повідомлень. В такому випадку раджу вам приділити час тайм-менеджменту і звернути увагу на свій графік. Можливо, ви просто неправильно розподіляєте свій час і пріоритети, тому виникають постійні затримки і складнощі. Раніше я вже писав блог на тему тайм-менеджменту і того, як правильно розпланувати свій день так, щоб все встигати.

Пам’ятайте, що краще коротко відповісти на лист, ніж не відповісти зовсім. Якщо ви дійсно зайнята людина, то простої відповіді на кшталт “Отримав ваше повідомлення, дам вам розгорнуту відповідь протягом дня” буде цілком достатньо. Людина зрозуміє що ви не ігноруєте її, і дійсно хочете приділити увагу питанню, тому чесно говорите про те, що вільний час буде у вас пізніше. З вашого боку це буде проявом професіоналізму та виховання. Бажаю вам успіху!

Читайте також: ЯК РОЗГЛЕДІТИ ВІДМІННОГО СПІВРОБІТНИКА В НОВАЧКУ