Чотири принципи ефективного тайм-менеджменту

Звіт про виконану роботу потрібно було здати ще вчора? Дедлайни горять, але завдання не готове і на половину? Постійні запізнення на роботу? І все це про ваших співробітників? Якщо вам це знайомо – тоді саме час навчити свій штат правильно розпоряджатися часом, щоб не вдаватися до штрафних санкцій.

З такими співробітниками, які “вічно спізнюються” можна вчинити по-різному: можна просто звільнити, створити систему штрафів або постійно робити зауваження, що, швидше за все призведе до їх звільнення за власним бажанням. А можна навчити їх базових основ тайм-менеджменту, що буде вигідно як їм, так і вам, як керівнику.

Я виділяю 4 основні блоки, на які потрібно звернути увагу при роботі з непунктуальними співробітниками:

  • постановка цілей;
  • визначення пріоритетних завдань;
  • знання інструментів планування;
  • напрацювання звичок.

Ставимо цілі правильно

Почну відразу з прикладу. Вивчити ділову англійську до 1 червня для вільного спілкування на бізнес-зустрічах і ведення ділової документації – це відмінна мета.

Вивчити англійську мову – це не мета. У чому різниця, запитаєте ви. У кожної мети є особливі параметри: конкретність, вимірність, реальність і дата.

У першому випадку мета поставлена ​​конкретно: вивчити business English. Результат має вимірність, тобто результат – наочний: ви зможете вільно проводити бізнес-зустрічі, конференції, оформляти документацію на діловій англійській мові. Мета для вас реальна, оскільки ви вже володієте англійською мовою і вам лише потрібно вивчити ділову лексику. Ви встановили для себе дедлайн – 1 червня.

А тепер перевірте списки цілей власні та ваших співробітників. Чи всі вони відповідають цим критеріям?

Пріоритети – головні цілі в списку

В черговий раз, наведу наочний приклад. Найчастіше, виділяти пріоритети доводиться з ряду конфліктуючих, тобто протилежних цілей. Наприклад, ви та ваші топи вже 2 роки працювали на розвиток компанії, без відпусток і часто затримувалися понаднормово, оскільки в пріоритеті було розробити, вивести на ринок і просунути новий продукт. Однак людські ресурси не безмежні й втома бере своє. Так ось, все йде за планом – продукт виведений на ринок і потрібно ще трохи натиснути, щоб отримати кілька “заповітних” контрактів. Що ви зробите? Продовжите не висипатися, втомлюватися, глушити в собі накопичився стрес і роздратування або підете у відпустку на пару тижнів і з новими силами приступите до справ?

Що ми найчастіше говоримо собі в такій ситуації? Ще трохи, зараз дороблю, а потім відпочину. А тепер згадайте, скільки разів після таких обіцянок ви дійсно відпочивали, а не продовжували в тому ж ритмі, даючи собі нові обіцянки?

Порівняйте, скільки часу займуть справи при тих силах, якими ви володієте зараз, і тих, які з’являться після відпустки. Результат очевидний! Відпочивши два тижні, ви зможете робити роботу на 30% швидше. А тепер задумайтесь: були б взагалі досягнуті цілі на рік, якби відпустки не було? Так, така ймовірність, звичайно, є. Тільки дуже маленька.

Інструменти планування: як вибрати відповідні?

Виходячи з термінів виконання поставлених завдань варто обирати інструменти планування. В першу чергу варто завести звичку планувати свій день. Багато хто не знає, як правильно розпланувати свій день, щоб все встигнути. Я раджу брати до уваги 3 основних критерії:

  • плануйте 60% дня, а 40% залишайте на непередбачені й термінові справи;
  • записуйте завдання, формулюючи «на результат»: зробити, прочитати, здати тощо;
  • на всі важливі справи встановлюйте приблизний норматив виконання – 20 хвилин, 1 годину, 4 години. Короткі завдання планувати не потрібно.

Спробуйте, і вже через тиждень результати не змусять себе чекати. Поступово почнуть напрацьовуватися навички, а потім і звички.

Звички – кінцевий етап становлення ефективного тайм-менеджменту

Після того, як ви почнете планувати, вже через тиждень ваші результати стануть видні вам, вашим колегам і підлеглим. Ви станете встигати виконувати завдання в поставлені терміни, а ефективність буде підвищуватися з кожним днем.

Досягти такого рівня можна постійною роботою над собою або чітким контролем з боку керівника. Успіх в тому, що з дня на день операції з напрацювання навичок повторюються і тим самим укладаються в підсвідомості. Важлива стабільність повтору дій.

Працюйте з часом легко і вміло. Правильно ставте цілі, вміло виділяйте пріоритети, застосовуйте відповідні інструменти планування і тим самим напрацьовуйте звички. Успіхів вам і вашим підлеглим!

Читайте также:   Кристиан Диор и женщины его вдохновлявшие

Не успеваете всё читать ?
Подпишитесь на рассылку Financoff.
Самое важное и интересное из
сегодняшних новостей вам на почту.

Это бесплатно.




Нет комментариев

Напишите комментарий

Your email address will not be published. Required fields are marked *