Пандемія коронавіруса буквально переселила офісних працівників додому. Так було і в моїй компанії. Коли все почалося, перше, про що я подумала – це комунікація. Подбавши про канали зв’язку, у мене вийшло швидко та ефективно перевести команду на дистанційну роботу. Це, до речі, зайняло у мене тиждень.
Вимушена ізоляція привела до вибухового зростання використання всіляких месенджерів і платформ для відеозв’язку. Число користувачів Zoom, який швидко набирає популярність, зросла з приблизно 10 млн на день до 200 млн, в мережі з’явилися рекомендації з етикету ділового спілкування в месенджерах і поради, як краще виглядати під час дзвінку у Skype.
Однак ті, хто раніше ніколи не користувалися месенджерами та іншими каналами онлайн-зв’язку, зіткнулися з невизначеністю, адже вибір великий, а призначення у кожної програми різні. Перше, що потрібно розуміти, переводячи офіс на віідалену роботу, так це те, що в кожного месенджера своя спеціалізація: ви ж навряд чи подумаєте про проведення конфенец-коллу в Instagram, а для спілкування з клієнтами люксового бренду одягу – про реанімований ICQ?
У бізнесі месенджери найбільш затребувані для повсякденного спілкування всередині команди, відеоконференцій та інтегрованих комунікацій з клієнтами. Через часті подорожі, робота з командою у віддаленому форматі стала для мене звичною справою. Саме тому, коронавірусний карантин не застав мене і мою команду зненацька. За роки керування своєю компанією, я протестувала більшість подібних інструментів. Розповім про плюси й мінуси найбільш популярних з них.
Повсякденне спілкування співробітників – Slack
Slack – перший на ринку месенджер, який був спочатку запущений як інструмент для бізнесу. Сервіс вийшов на ринок влітку 2013 року, і вже минулого року їм користувалися понад 12 млн людей.
Переваги: Slack підтримує інтеграцію з майже 100 сторонніми сервісами, такими як Dropbox, Google Drive, GitHub, Google Docs, Google Hangouts, Twitter, Trello та іншими. У нього є власний готовий бот Slackbot, який дозволяє автоматизувати рутинні операції при спілкуванні між співробітниками, наприклад, написавши в чат коротку команду, можна отримати всі повідомлення, пов’язані з конкретним завданням. Також у Slack є API який дозволяє компаніям писати власних ботів, в тому числі й для автоматизації спілкування з клієнтами. При цьому кількість користувачів ніяк не обмежується. За цим показником Slack можна було б рекомендувати компанії будь-якого розміру і сфери діяльності, але підійде він, мабуть, лише тим, для кого не критична “історія питання”. На мій погляд, ідеальною тут буде кількість у 30-100 осіб персоналу.
Недоліки: у Slack є безкоштовна версія, що дозволяє здійснювати пошук в архіві до 10 000 повідомлень. Проте, щоб отримати повний функціонал, потрібно вже буде заплатити від $6,67 до $12,5 за одного користувача на місяць, а це вже, як то кажуть, інша історія. Також Slack не дає компанії використовувати власний хостинг, що може бути проблемою, якщо в месенджері йде робота з персональними даними, або передається якась критична інформація.
Відеоконференції – Skype і Zoom
Довгі роки безумовним лідером в цьому сегменті був Skype. Саме тому компанія була придбана у 2011 році Microsoft за $8,5 млрд. Зараз вже мало хто пам’ятає, що Skype починав як дешевший аналог телефонного зв’язку, а також активно використовувався у всьому світі як месенджер, але зараз ним користуються здебільшого для відеодзвінків. Серйозну конкуренцію Skype в корпоративному сегменті може скласти молодший конкурент Zoom, але, як це часто буває, для нього несподівана популярність обернулася проблемами. У Zoom знайшли кілька серйозних вразливостей і говорити про цей сервіс як про краще рішення для відеоконференцій можна буде тільки після того, як ці проблеми будуть вирішені.
Переваги: Skype досить добре захищений від хакерських атак, принаймні, великих скандалів з його “участю” за останній час не було. Оскільки сервіс належить Microsoft, він прекрасно інтегрований з усіма інструментами цієї компанії, в першу чергу, з MS Office. Також користувачам сервісу надається хмарне сховище розміром до 1 терабайта. У більшості випадків використання Skype дозволяє повністю забезпечити потреби в комунікаціях невеликих компаній (до 30 осіб), але все ж найчастіше коли це команда співробітників, яка майже не спілкується із зовнішнім світом.
Недоліки: головний мінус Skype – високі вимоги до потужності комп’ютера і каналів зв’язку. При використанні бюджетних ноутбуків Skype може істотно навантажити систему, а відео, що постійно переривається і “гальмує”, стало майже візитною карткою компанії, хоча такі ж проблеми часто виникають і при використанні інших сервісів.
Комплексна комунікація – Mango Talker
Тепер розглянемо варіант коли більшій компанії при переході на віддалену роботу потрібно забезпечити постійні комунікації як зі співробітниками, так і з клієнтами. І що робити, якщо кожен з них звик спілкуватися у своєму месенджері? Спробуйте, наприклад, випустити нову сторінку на сайті, якщо ваші копірайтери користуються Whatsapp, а дизайнери “сидять” в FB? Шукати їх мобільні? В офісі ви б просто набрали внутрішній номер. Виявляється, з дому так теж можна, якщо корпоративний месенджер – частина офісної АТС, як у “бізнес-комунікатора” Mango Talker.
Переваги: після інсталяції корпоративного Mango Talker (є мобільна і настільна версія) у вас на смартфоні або на комп’ютері запрацюють усі короткі внутрішні номери офісних телефонів. Нотатки завантажаться з “хмари” – і всі співробітники знову у вас на “швидкому наборі”. Є і чати – тет-а-тет і групові, і інші функції віртуальної АТС (в цьому випадку – Mango Office), наприклад, конференц-колли, відеоконференції. Додзвонитися вам по робочому номеру тепер зможуть і клієнти. І не тільки додзвонитися – з повідомленнями Mango Talker працює в мультиканальному режимі, кожен клієнт, як і раніше, буде спілкуватися з вами у своєму улюбленому месенджері. А ви через Mango Talker зможете листуватися відразу з усіма, контролюючи одночасно кілька месенджерів і соцмереж, через які приймаються замовлення або звернення.
Недоліки: Mango Talker доступний тільки клієнтам сервісу віртуальної АТС «Манго Телеком» (при цьому «бізнес-комунікатор» включений навіть в базовий, мінімальний за вартістю пакет послуг), але безкоштовних, аналогічних по функціоналу рішень на ринку поки не з’являлося.
Резюмуючи вищесказане, робота на віддаленні – це не про хайп, а про зручність і ефективність використовуваних інструментів. Вибудовуючи віддалену роботу команди, ви повинні продумати все до дрібниць – яка швидкість зв’язку, які ПК і смартфони у ваших співробітників і чи підходять їм, запропоновані вами сервіси. Можливо, ви налагодите комунікацію на стільки добре, що вам навіть не захочеться повертатися в докарантинний офлайн формат.