Для консервативних компаній вимушений карантин може стати випробуванням. До сих пір у багатьох підприємств немає плану дій для вимушеної ізоляції штату, раніше в країні не виникало такої потреби.
З понеділка 23 березня весь департамент маркетингу Amillidius, а також моїх проєктів: “Гордість та Краса України” і журнал Financoff офіційно перейшли на віддалену роботу в тестовому режимі. Це маркетологи, контент-менеджери, дизайнери та інші. На підготовку пішов робочий тиждень, і це вельми амбітні терміни. У цій статті я склала ТОП-3 викликів вимушеної віддаленої роботи та наші кроки для вирішення завдань, які ставить цей виклик. Якщо втрачено хоча б 1 пункт, ви не готові до дистанційного карантину.
-
Бюрократичний
Складіть чек-лист, щоб перевірити, що співробітник ні в чому не має потреби, працюючи з дому. Від техніки до олівця. Безлімітний Інтернет, зв’язок, доступ до загальної мережі компанії. Впровадьте звичку не зберігати документи на ПК, переносьте все у хмарне сховище або на власний сервер компанії.
Підготуйте додаткову угоду до договору працевлаштування, щоб не було претензій з боку наглядових органів (трудової інспекції).
Переведіть всі узгодження й документацію на електронне узгодження. Мінімально – електронна пошта, в ідеалі – сервіси електронного документообігу. Від узгодження по ланцюжку, до формування актів та електронного цифрового підпису.
Оптимізуйте процес узгодження бюджету й оплат рахунків для підвищення ефективності. Встановіть дедлайн для узгодження з боку кожного відповідального.
-
Адміністративний
Будьте готові ефективно комунікувати, якщо підконтрольних функцій більше ніж 20. Впровадьте єдині планувальники завдань. Мінімально – Trello.
Виростіть сильних лінійних менеджерів. Є багато відмінних підприємств, які працюють на основі «матричного управління», коли немає формального керівника над кожною групою фахівців. Коли ви перебуваєте в одному кабінеті, керувати такою командою – одне задоволення. Якщо всі знаходяться по домівках, кількість інформації, продуктів і вирішених завдань практично неможливо перетравлювати без сильних лінійних менеджерів.
-
Лідерський
Кризовий час – привід оновити KPI співробітників для підтримки продуктивності.
Сформуйте малі команди по 3-4 людини, які працюють над єдиними цілями. Підбирайте людей всередині групи за психотипом. Зараз не найкращий час змушувати налагоджувати відносини «з нуля».
Створіть сценарії «гейміфікації» для того, щоб підтримувати співробітників (щоб не було відчуття «є наказ – виконуй»). Ставте завдання творчо: челенджі, to-do листи для співробітників, онлайн-змагання з призами (книга в подарунок або підписка на цікавий ресурс).
Створіть додаткові чати, поновіть принципи роботи, щоб ніхто не випав з інформаційного поля. Не забудьте про загальний ресурс, де для співробітників будуть прозорі всі процеси компанії.
Завдання лідера не у введенні щогодинних дзвінків з метою контролю співробітника, а підтримка командного духу, поки все навколо в паніці. Озирніться, можливо, більше всіх панікуєте саме ви.
Підтримуйте лояльність колективу і не дозволяйте співробітникам вигоряти. Позначте чіткі години роботи і відпочинку – повинен бути баланс між особистими межами і роботою. Не забувайте про моментальне заохочення успіхів співробітників, відповідайте на їхні ініціативи, дякуйте за виконану роботу. Це важливо робити не тільки в період вимушеної «віддаленки», а кожен день.
Ми знаємо, що є успішні компанії, які будуються на цих принципах кожен день. Amillidius досить молоді, але ми впевнені, що впораємося. Бізнес переживає непростий час, ми бажаємо колегам вийти з кризи з мінімальними втратами, в першу чергу – колективними, максимально зберегти співробітників. Наша сила – в міцній команді.