Йшов п’ятий тиждень карантину… Порожні вулиці, офіси, рідкісні покупці в магазинах. Виробництво зупинилося, але не все так жахливо, як може здатися на перший погляд. Більшість підприємств вже давно перевели свої офіси у віддалений режим. Сьогодні, для тих, хто до сих пір цього не зробив або не знає як, я розповім, на що звернути увагу, переводячи співробітників на дистанційну роботу
Епідемія коронавіруса змусила українські компанії терміново вчитися працювати в дистанційному форматі. Топи переводять щоденні стандартні наради в конференції по скайпу і месенджери. Програми часто дають збої, співробітники змушені одночасно стежити за поштою, чатами в усіх месенджерах і відстежувати пропущені дзвінки. Паніка в повітрі стає практично відчутною на дотик, а топменеджери перестають бачити загальну картину.
Як уникнути хаосу, запитаєте ви? Відкладіть паніку і скористайтеся моїми рекомендаціями. Використовуйте цей список як чек-лист і перевірте, чи все ви зробили для того, щоб перехід до дистанційного формату пройшов гладко.
Документи повинні бути в порядку
Віддалена робота – це новий формат для співробітників, і він не дорівнює відпустці! (як багато хто вважає). Тому моя порада №1 – закріпіть нові трудові відносини з працівниками документально. Якщо ваші співробітники оформлені в штат, у вас є два варіанти: або підписати додаткову угоду до основного договору про переведення на дистанційний формат роботи; або укласти новий трудовий договір, який передбачає дистанційний формат роботи. Це допоможе уникнути непорозумінь між вами та запобігатиме виникненню розбіжностей. Крім того, обов’язково пропишіть в договорі трудові години, обов’язки та програми для виконання поставлених завдань.
IT-ресурси на допомогу
Якими програмами ви користуєтеся всередині компанії? Вони доступні онлайн з будь-якої точки світу або тільки всередині офісу? При наявності ERP-системи переведення співробітників на віддалену роботу буде простим. Якщо такої немає – варто негайно її завести. Зробіть внутрішні ресурси доступними для ключових співробітників. Доручіть своєму IT-відділу розібратися з цією проблемою і надати доступ всім, кому він необхідний
Тайм-менеджмент всьому голова
Проаналізуйте роботу ваших підлеглих і складіть докладний список робочих процесів і практик, націлених на отримання результату. Наприклад, якщо ви до переведення на дистанційну роботу проводили брифінги щоранку о 10:00, проводите їх у той самий час за допомогою Skype або Zoom. Не позбавляйте людей звичних практик, що сприяють продуктивній роботі!
Відмовтеся від 1000 і 1 месенджера
Постійна і безперебійна комунікація в режимі онлайн – запорука успішного виконання поставлених завдань. Проведіть соцопитування, проаналізуйте, якими месенджерами звичніше, або зручніше, або потрібніше користуватися вашим співробітникам. Може Viber? Чи співробітники можуть користуватися чатами в CRM-системі? Важливо, щоб люди перебували в єдиному інформаційному полі. Якщо ви це ще не забезпечили, використовуйте IP-телефонію в CRM, щоб вхідні дзвінки переадресовувалися на тих співробітників, які в цей момент можуть відповісти, і щоб дзвінки можна було згодом прослуховувати з метою контролю. Це може комусь здатися чимось дуже складним, але на практиці це не так.
Зрозумійте одне – чим більше месенджерів використовується в практиці вашої компанії – тим гірше. Велика кількість каналів комунікації веде до хаосу. Залиште прерогативу 1000 і 1 месенджер тільки для співробітників відділу продажів. Їм це потрібно для спілкування з клієнтами. Решті – абсолютно без потреби.
Довіряй, але перевіряй
Ви коли-небудь відстежували роботу співробітників: кількість робочих годин, продуктивність, звітність? Якщо ні – тоді саме час почати це робити. Якщо для контролю виконання ви проводили наради, продовжуйте робити це віддалено. Постарайтеся перенести ту культуру, яка вже склалася у вашій компанії, в онлайн. Важливою є чітке формулювання завдання і термінів його виконання. У цьому допоможуть різноманітні таск-трекери. Всі ваші працівники повинні фіксувати «фотографію робочого дня» – звіт, який демонструє, скільки часу протягом дня вони займалися конкретними завданнями. Причому важливо, щоб фіксація відбувалася протягом дня, а не в кінці «навмання».
Безпека понад усе
Використання безкоштовних месенджерів для робочих обговорень може бути небезпечним. Для мінімізації ризику злому або витоку інформації, можна скористатися й іншими рішеннями. Щоб безпечно обмінюватися робочими файлами та не злити інформацію конкурентам, я рекомендую використовувати хмарні сховища і настройки різних рівнів доступу.
Не дзвоніть іншим, коли вам заманеться
Час обміну інформацією важливий не менше способу обміну нею. Ви, як керівник, зобов’язані ввести певний регламент дзвінків і обміну повідомленнями між вашими співробітниками, особливо якщо вони знаходяться в різних містах, країнах або навіть на різних континентах.
Якщо ваше повідомлення буде занадто довгим або ви змушені відправити його в неробочі години, можливо, краще відправити його по e-mail? Якщо комусь потрібно зателефонувати колезі або клієнту, я раджу ставитися до цього так само, як до ділової зустрічі. Якщо у вас не надтермінове питання або якщо вам потрібно більше кількох хвилин для розмови, узгодьте час дзвінка заздалегідь. Не треба влаштовувати дзвінки, тим більше колективні, без попередження.